Llibres – Legalització

Tot empresari ha de portar obligatòriament una sèrie de llibres comptables i societaris que hauran de ser legalitzats pel Registre Mercantil.

 

 

Comptables:

  • El Llibre Diari i
  • El Llibre Inventari i Comptes Anuals.

 

 

Societaris:

  • El Llibre d’Actes de la Junta General i de la resta d’òrgans col·legiats,
  • Llibre-registre de socis en les societats limitades,
  • Llibre-registre d’accions nominatives en les societats anònimes,
  • Llibre-registre de contractes en les societats unipersonals i
  • qualssevol altres que portin els empresaris en l’àmbit de la seva activitat.

 

 

Conforme a l’art. 329 del Reglament del Registre Mercantil, s’hauran de legalitzar al Registre Mercantil els llibres que obligatòriament han de portar els empresaris. Així mateix, podran ser legalitzats els llibres de detall del Llibre Diari i qualssevol altres que es portin pels empresaris en l’àmbit de la seva activitat.

 

 

Quan es constitueix una societat, un cop practicada la primera inscripció, es legalitzarà un llibre en què consti la titularitat inicial dels fundadors. Legalitzat aquest llibre només serà obligatòria la legalització d’un nou llibre dins dels quatre mesos següents al tancament de l’exercici en el que s’hagi produït qualsevol alteració en la titularitat de les participacions o de les accions o s’haguessin constituït gravàmens sobre aquestes. Podran legalitzar-se llibres registre d’accions nominatives o de socis encara que no hagi estat legalitzat el llibre inicial.

 

L’empresari ha de conservar sempre una còpia informàtica d’idèntic contingut i format dels fitxers corresponents als llibres presentats a legalitzar.

 

Els llibres legalitzats en blanc només es podran utilitzar fins al tancament d’exercicis oberts abans del 29 de setembre de 2013. Un cop finalitzat, els llibres es tancaran mitjançant diligència que s’incorporarà al primer enviament telemàtic d’aquests, acreditant aquest tancament mitjançant certificació lliurada per l’òrgan d’administració, que haurà de ser remesa com a document complementari. Els llibres comptables presentats telemàticament no requereixen diligència de tancament.

 

 

 

EXERCICIS INICIATS A PARTIR DEL 29 DE SETEMBRE DE 2013

 

 

 

En aplicació de l’art.18 de la Llei de Suport als emprenedors la Direcció General de Seguretat Jurídica i Fe Pública ha dictat la Instrucció de 12 de febrer de 2015 que desenvolupa la legalització de llibres presentats en format electrònic després de realizats. D’acord amb la Instrucció, els llibres corresponents a exercicis iniciats a partir del dia 29 de setembre de 2013 es realitzaran en suport electrònic i es presentaran telemàticament per a la seva legalització abans que transcorrin quatre mesos des de la data de tancament de l’exercici social. No podran legalitzar-se llibres en blanc en suport paper o en suport electrònic no presentats telemàticament.

 

A diferència de la regulació anterior, els Registradors Mercantils legalitzaran els llibres d’actes de junta i consell després de realitzats en fitxers informàtics. La legalització no significa una publicitat de les Actes, que poden estar subjectes a reserva o secret. El Registrador no conserva en el seu arxiu el contingut d’aquest fitxer sinó que només reté el “hash” o algoritme generat pel fitxer per tal que pugui acreditar-se, també en judici, que un llibre es va legalitzar en certa data. El Registrador no pot donar publicitat a tercers de res que no s’arxiva.

 

La legalització registral passa exclusivament per un control de regularitat formal i una simple constància fefaent del fet de la legalització. El registrador es limita a associar una dada temporal (a manera de segell temporal autèntic) que acredita que els llibres estan confeccionats formalment i formats correctament a una data certa sigui quin sigui el seu contingut. Aquesta intervenció evita que puguin suscitar-se conteses sobre l’autenticitat de la data de legalització del llibre que conté les actes transcrites.

 

 

Com a conseqüència dels dubtes que va concitar la confidencialitat dels llibres d’actes en legalitzar-se després de la seva realització, la Instrucció esmentada ha estat complementada per una altra Instrucció de la DGSJFP, d’1 de juliol de 2015, que ha posat a disposició dels interessats per al seu ús gratuït, a la plataforma de tramitació telemàtica del Col·legi de Registradors, al seu web, programa LEGALIA, l’aplicatiu que permet L’ENCRIPTACIÓ DELS FITXERS i la generació de la clau secreta que l’interessat ha de custodiar. En el punt 6 “Encriptació” del manual d’ajuda de LEGALIA consta el procediment a seguir i les diferents maneres i nivells d’encriptació.