Libros – Consultas Frecuentes

PRESCRIPCIÓN:

– Los libros contables deberán conservarse 6 años.  Los libros de actas, Registro de Socios, Acciones Nominativas y Contratos con el Socio Único deberán conservarse indefinidamente.

 

EJERCICIOS

– No se pueden presentar libros de diferentes ejercicios en un mismo envío.

– No se puede presentar un fichero que contenga varios ejercicios juntos, al no ser que se trate de un libro número 1 que incluya desde la constitución hasta el 31/12/2013.

 

PRIMER EJERCICIO DESDE LA CONSTITUCIÓN:

– La fecha de inicio del libro, no puede ser anterior a la fecha de inicio de operaciones que resulte de los estatutos de la escritura de constitución.

 

LIBRO DIARIO:

– Podrán ser legalizados los libros de detalle del Libro Diario, y diferentes libros de Diario fraccionando un único ejercicio en varios archivos, por ejemplo trimestralmente.  Cada uno de esos archivos tendrá un número de orden correlativo.

 

LIBRO ACCIONES NOMINATIVAS O REGISTRO DE SOCIOS:

– Cuando se constituye una sociedad, una vez practicada la primera inscripción se legalizará un libro en el que conste la titularidad inicial de los fundadores. Legalizado este libro sólo será obligatoria la legalización de un nuevo libro dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio en el que se haya producido cualquier alteración en la titularidad de las participaciones o acciones o se hubieran constituido gravámenes sobre las mismas.

– Podrán legalizarse libros registros de acciones nominativas o de socios aunque no haya sido legalizado el libro inicial.

 

LIBROS DE ACTAS:

– Los Registradores Mercantiles legalizarán los Libros de Actas de Junta y Consejo después de cumplimentados en ficheros informáticos. El Registrador no conserva en su archivo el contenido de ese fichero sino que solamente retiene el “hash” o algoritmo generado por el fichero al objeto de que pueda acreditarse, incluso en juicio, que tal libro se legalizó en cierta fecha. La legalización  no implica una publicidad de las actas, que pueden estar sujetas a reserva o secreto. El Registrador no puede dar publicidad a terceros de algo que no archiva.

– Si interesase, el programa LEGALIA permite la ENCRIPTACIÓN DE LOS FICHEROS y la generación de una clave secreta que el interesado debe custodiar.  En el punto 6, “Encriptación” del manual de ayuda de LEGALIA consta el procedimiento a seguir y los distintos modos y niveles de encriptación.

– Se podrán legalizar libros de detalle de actas, si se necesita acreditar algún hecho de forma puntual en cualquier momento del ejercicio en curso, sin perjuicio de que, de forma obligatoria, se incluyan en el libro de actas que se presente una vez cerrado el ejercicio con todas las actas de ese año.

 

LIBROS ANTERIORES EN BLANCO:

– Los libros legalizados en papel y en blanco sólo podrán utilizarse hasta el cierre de ejercicios iniciados antes del 29 de septiembre de 2013. Una vez finalizado dicho ejercicio, los libros se cerrarán al final del último asiento practicado, mediante diligencia firmada por el administrador.  En el primer envío telemático que se haga de esa clase de libro, se incluirá como documento complementario certificación expedida por el órgano de administración acreditando dicho cierre.

– En caso de extravío del libro anterior en papel correspondiente a Actas o Acciones Nominativas /Registro de Socios, deberá acreditarse mediante acta notarial incluyendo la misma escaneada como documento complementario.

 

Modelo de certificación cierre libro en papel

 

Los libros contables presentados telemáticamente no precisan diligencia de cierre.

 

PRIMER LIBRO A LEGALIZAR DESPUÉS DE UN TRASLADO DE DOMICILIO

Cuando la sociedad haya trasladado su domicilio desde otra provincia a Barcelona, y siempre y cuando no figurase la relación de los libros legalizados en la certificación de traslado que emitió en su día el Registro de origen, deberá acompañarse como documento complementario al envío telemático, certificación de dicho Registro  acreditativo del número de orden de los libros allí legalizados.

 

RECTIFICACIÓN DE LIBROS YA LEGALIZADOS

Se realizará una nueva presentación con un número de orden más, adjuntando al envío una solicitud firmada por el órgano de administración indicando que se trata de una rectificación de los libros anteriormente legalizados.

 

Modelo de solicitud de rectificación libros

 

 

— Teléfono Departamento de Libros  93-508-14-40