PRESCRIPCIÓ:
– Els llibres comptables s’han de conservar 6 anys. Els llibres d’actes, Registre de Socis, Accions nominatives i Contractes amb el Soci Únic s’han de conservar indefinidament.
EXERCICIS
– No es poden presentar llibres de diferents exercicis en un mateix enviament.
– No es pot presentar un fitxer que contingui diversos exercicis junts, llevat que es tracti d’un llibre número 1 que inclogui des de la constitució fins al 31/12/2013.
PRIMER EXERCICI DES DE LA CONSTITUCIÓ:
– La data d’inici del llibre, no pot ser anterior a la data d’inici d’operacions que resulti dels estatuts de l’escriptura de constitució.
LLIBRE DIARI:
– Podran ser legalitzats els llibres de detall del Llibre Diari, i diferents llibres de Diari fraccionant un únic exercici en diversos arxius, per exemple trimestralment. Cada un d’aquests arxius tindrà un número d’ordre correlatiu.
LLIBRE ACCIONS NOMINATIVES O REGISTRE DE SOCIS:
– Quan es constitueix una societat, una vegada practicada la primera inscripció es legalitzarà un llibre on consti la titularitat inicial dels fundadors. Legalitzat aquest llibre només serà obligatòria la legalització d’un nou llibre dins dels quatre mesos següents al tancament de l’exercici en el qual s’hagi produït qualsevol alteració en la titularitat de les participacions o accions o s’haguessin constituït gravàmens sobre les mateixes.
– Podran legalitzar llibres registre d’accions nominatives o de socis encara que no hagi estat legalitzat el llibre inicial.
LLIBRES D’ACTES:
– Els registradors mercantils legalitzaran els Llibres d’Actes de Junta i Consell després de ser emplenats en fitxers informàtics. El registrador no conserva en el seu arxiu el contingut d’aquest fitxer sinó només el “hash” o algoritme generat pel fitxer a l’objecte que pugui acreditar-se, fins i tot en judici, que tal llibre es va legalitzar i amb quina data. La legalització no implica una publicitat de les actes, que poden estar subjectes a reserva o secret. El registrador no pot donar publicitat a tercers d’alguna cosa que no arxiva.
– Si fos d’interés, el programa LEGALIA permet l’ENCRIPTACIÓ DELS FITXERS i la generació d’una clau secreta que la persona interessada ha de custodiar. En el punt 6, “Encriptació” del manual d’ajuda de LEGALIA consta el procediment a seguir i les diferents maneres i nivells d’encriptació.
– Es podran legalitzar llibres de detall d’actes, si es necessita acreditar algun fet de manera puntual en qualsevol moment de l’exercici en curs, sense perjudici que, de forma obligatòria, s’incloguin en el llibre d’actes que es presenti un cop tancat l’exercici amb totes les actes de l’any.
LLIBRES ANTERIORS EN BLANC:
– Els llibres legalitzats en paper i en blanc només podran utilitzar-se fins el tancament d’exercicis iniciats abans del 29 de setembre de 2013. Un cop finalitzat aquest exercici, els llibres es tancaran al final de l’últim assentament practicat, mitjançant diligència signada per l’administrador. En el primer enviament telemàtic que es faci d’aquesta classe de llibre, s’inclourà com a document complementari certificat expedit per l’òrgan d’administració acreditant l’esmentat tancament.
– En cas de pèrdua del llibre anterior en paper corresponent a actes o accions nominatives / Registre de Socis, s’ha d’acreditar mitjançant acta notarial incloent-la escanejada com a document complementari.
Model de certificació tancament llibre en paper
Els llibres comptables presentats telemàticament no necessiten diligència de tancament.
PRIMER LLIBRE A LEGALITZAR DESPRÉS D’UN TRASLLAT DE DOMICILI
Quan la societat hagi traslladat el seu domicili des d’una altra província a la de Barcelona, i sempre que no figurés la relació dels llibres legalitzats a la certificació de trasllat que va emetre en el seu dia el Registre d’origen, s’ha d’adjuntar com a document complementari a l’enviament telemàtic, certificació d’aquell Registre acreditatiu del número d’ordre dels llibres legalitzats.
RECTIFICACIÓ DE LLIBRES JA LEGALITZATS
Es realitzarà una nova presentació amb un número d’ordre més, adjuntant a l’enviament una sol·licitud signada per l’òrgan d’administració indicant que es tracta d’una rectificació dels llibres anteriorment legalitzats.
Model de sol·licitud de rectificació llibres
– Telèfon Departament de Llibres 93-508-14-40